Cadena de Abastecimiento

Se les informa que la dirección de correo electrónico a la cual deben enviar sus facturas electrónicas, a partir del 2 de julio de 2019, según resolución N° DGT-254-2019 de fecha 13 de febrero de 2019, es facturasICE@ice.go.cr.

 

Para la recepción de facturas electrónicas por parte de proveedores nacionales originadas por procesos de compras tramitados en las plataformas SICOP, ARIBA y Proveeduría en Línea (PEL), compras o servicios no relacionados a contrataciones administrativas, que no ingresan por las plataformas antes mencionadas, así como compras realizadas mediante Fondos de trabajo, será imprescindible que el proveedor en caso de que lo requiera, ajuste su sistema de facturación para que habilite los datos que el ICE va requerir obligatoriamente para identificar los documentos electrónicos (en la sección llamada Información Referencia del XML definido por el Ministerio de Hacienda).

 

Dicha sección es el único espacio en el que se podrá incluir el código identificador que necesita el ICE para tramitar la factura

 

En caso de que el proveedor no complete y envíe dicha información requerida, el documento electrónico se le rechazará de manera automática, por lo que se les solicita tomar las medidas necesarias en sus sistemas de facturación para que habiliten y envíen la información como se detallada a continuación:

 

(Referencia https://www.hacienda.go.cr/ATV/ComprobanteElectronico/frmAnexosyEstructuras.aspx# )

Para las facturas el campo del XML <TipoDoc> y <Numero> debe llevar el valor 99(otros).

 

En el campo llamado <Numero> del XML debe incluirse el código que el ICE les va suministrar en el siguiente formato:

 

• MM- Número del Código ICE

 

Para obtener mayor detalle sobre los códigos de identificación y el proceso de recepción de facturas electrónicas, se habilitará próximamente una guía en la página web Grupo ICE.

 

Lo anterior, se requiere para efectos de control y seguimiento interno de las compras realizadas y a su vez para cumplir con el Artículo 10 de la Resolución N° DGT-R 2016, de fecha 07 de octubre de 2016  “Entrega y confirmación de los archivos XML al cliente, el cual  en su primer párrafo textualmente indica: “……… ;

 

todos aquellos obligados tributarios que deban de enviar los archivos XML a la Dirección General de Tributación para su respectiva validación, deberán de entregar el comprobante electrónico y la representación gráfica al receptor por el medio que se hubiese acordado entre ellos una vez generados por el sistema, aun cuando no se cuente con el mensaje de confirmación ya sea de aceptación o rechazo por parte de la Dirección General de Tributación.” (el resaltado en negrita y el subrayado no corresponden al texto original).

Guía para el Trámite de las Facturas Electrónicas de compras realizadas por el ICE en las plataformas SICOP, ARIBA Y Proveeduría en Línea.

 

Esta guía aplica solo para las facturas electrónicas de proveedores nacionales originadas por procedimientos de compras tramitados en las plataformas SICOP, ARIBA y Proveeduría en Línea (PEL).

En el asunto del correo, irá indicado el número del pedido de compra en el formato MM- (solo para compras hechas en los sistemas de compra: SICOP, ARIBA, Proveeduría en Línea). Adicionalmente, en el cuerpo del correo irá la misma información para facilidad del proveedor al momento de generar la factura electrónica.

 

El proveedor deberá enviar en el campo “Referencia” en su factura electrónica:

MM-  Número del documento de material o número de pedido.

Pasos a seguir

 

El proveedor deberá facturar una vez que el servicio o material sea recibido a satisfacción por parte del ICE, para esto el administrador de contrato o solicitante de la compra, será el responsable de revisar que todo el proceso se cumpla según lo estipulado en los procedimientos internos del ICE.

 

Si el pedido de compra (orden de compra) corresponde a un servicio, se debe de realizar la entrada de la hoja de servicios y la aceptación del mismo.

 

Si el pedido de compra (orden de compra) corresponde a una compra de materiales, los administradores de contracto o solicitante de la compra, deben de pactar con los proveedores la cantidad y monto exacto de los productos que se estarán recibiendo. Cuando esto se cumpla, es responsabilidad del administrador de contrato o solicitante de la compra, generar una entrega entrante, ya que, a partir de esta serán validados los montos y cantidades que se aceptan al recibir la mercancía.

 

El proveedor debe indicar en el espacio “Referencia”, (datos obligatorios que se establecen en esta guía y que utiliza un campo debidamente normado por el Ministerio de Hacienda). Este espacio “referencia” en la factura electrónica, es el único espacio donde se pueden agregar los datos obligatorios que necesita el ICE para tramitar la factura, si este espacio no viene completo en la factura, la misma se rechazará de manera automática por lo que el proveedor deberá tomar las medidas necesarias en sus sistemas de facturación.

Para que el sistema de recepción de facturas electrónicas del ICE pueda aceptar las facturas provenientes de procedimientos de compra gestionados en las plataformas SICOP, ARIBA y Proveeduría en Línea, la factura electrónica deberá contar obligatoriamente con la siguiente información:

 

  • Documento de material: Este es el número de entrega que se crea cuando el proveedor entrega el material o servicio al ICE.

  • Pedido de compra: Número de orden de compra que se genera en el sistema interno del ICE, este número será proporcionado por el administrador de contrato.

  • Cédula Administrador de contrato: Es la cédula del encargado de gestionar y revisar la compra cuando esta se entregue por parte del proveedor.

  • Posición del pedido de compra: Es el número de línea del material o servicio en el pedido de compra (No es el código del material o servicio).

  • Descripción del material: Es el nombre del material o servicio establecido en el pedido de compra.

  • Cantidad: Es la cantidad de cada línea de material o servicio establecida en el pedido de compra.

Consultas Frecuentes

 

¿Qué datos debe contener las facturas electrónicas para cumplir con los procedimientos realizados en los sistemas ARIBA, SICOP, Proveeduría en Línea?

• Documento de material: Este es el número de entrega que se crea cuando el proveedor entrega el material o servicio al ICE.

 

• Pedido de compra: Número de orden de compra que se genera en el sistema interno del ICE, este número será proporcionado por el administrador de contrato.

 

• Cédula Administrador de contrato: Es la cédula del encargado de gestionar y revisar la compra cuando esta se entregue por parte del proveedor.

 

• Posición del pedido de compra: Es el número de línea del material o servicio en el pedido de compra (No es el código del material o servicio)

 

• Descripción del material: Es el nombre del material o servicio establecido en el pedido de compra.

• Cantidad: Es la cantidad de cada línea de material o servicio establecida en el pedido de compra.

 

• Número de Pedido: En el asunto del correo que el ICE envía a los proveedores, irá indicado el número del pedido de compra en el formato MM – Poner el N° de Pedido, (solo para compras hechas en los sistemas de compra: SICOP, ARIBA, Proveeduría en Línea).  Adicionalmente en el cuerpo del correo, irá la misma información del asunto para facilidad del proveedor al momento de generar la factura electrónica.

 

• Campo de Referencia: El proveedor deberá enviar en el campo “Referencia” en su factura electrónica: MM- Poner N° (Número documento de material o número de pedido).

¿Qué sucede si el proveedor elabora con errores la factura, pero aun así el sistema FISCO la acepta?

 

La revisión y aceptación definitiva será responsabilidad del administrador de contrato o el solicitante de la compra, por lo que, si existen errores en la factura, este funcionario del ICE le solicitará al proveedor que emita una nota de crédito sobre el total de la factura.

 

¿A quién debo contactar si tengo dudas con los datos que se necesitan en la factura electrónica?

 

Para compras de SICOP y PEL, el proveedor se debe poner en contacto con el administrador del contrato y para compras ARIBA, el proveedor se debe poner en contacto con el funcionario del ICE que lo contacto como solicitante de la compra.

 

¿Qué sucede si la factura electrónica no tiene la información solicitada por el ICE?

 

 El sistema de recibo de factura electrónica del ICE llamado FISCO, rechazará la factura automáticamente.

 

¿A partir de qué momento se puede elaborar la factura electrónica?

 

Una vez que el bien o servicio haya sido recibido a satisfacción del administrador del contrato o solicitante de la compra. El administrador o solicitante de la compra, una vez hecho el recibo, le solicitará al proveedor que proceda a elaborar la factura electrónica.